Formulare und Dokumente zu Dienst- und Fortbildungsreisen

Dienst- oder Fortbildungsantrag      PDF-Formular

Wichtiger Hinweis: Bitte stellen Sie einen Entsendeantrag, sobald Ihnen eine bevorstehende Auslandreise bekannt ist. - Spätestens jedoch 14 Tage vor Reiseantritt.

STAND 11/2023

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STAND 05/2025

Bitte beachten:

„Wird eine Dienstreise mit einer privaten Reise verbunden, ist die Reisekostenvergütung so zu bemessen, als wäre nur die Dienstreise durchgeführt worden (Art. 15 Abs. 1 Satz 1 BayRKG).“

Dem Dienstreiseantrag müssen daher für Hin- bzw. Rückreise Vergleichsangebote beigefügt werden. Aus diesen muss hervorgehen, was das entsprechende Beförderungsmittel gekostet hätte (gleiche Strecke/ gleiche Airline), wenn Sie erst zum Zeitpunkt des Dienstgeschäftes an- bzw. abgereist wären. Ein Screenshot der Buchungsseite genügt. Dieses Vergleichsangebot ist dann auch der Reisekostenabrechnung beizufügen.

Es ist darauf zu achten, dass private Reisen, wenn möglich, nur im Anschluss an das Dienstgeschäft durchgeführt werden.

Eine allgemeine Genehmigung von Dienstreisen kann erteilt werden für

- Dienstreisende, die regelmäßige Dienstgeschäfte an demselben Geschäftsort oder in demselben Bezirk zu erledigen haben oder

- Dienstreisende, die wiederholt gleichartige, auswärtige Dienstgeschäfte an unterschiedlichen Geschäftsorten wahrnehmen

STAND 01/2025

Antrag auf eine allgemeine Dienstreisegenehmigung für eine Einzelperson
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STAND 04/2025

Hinweise für die allg. Dienstreisegenehmigung für Professuren
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BayRMS - Das bayerische Reisemanagementsystem

• Videoanleitungen
• BayRMS Ausfüllhilfe für Buchungs- und KLR-Daten
• BayRMS Programmhandbuch Uni Regensburg (Kurzversion)
• BayRMS Programmhandbuch Uni Regensburg (Langversion)

Rahmenvertrag mit Regensburger Hotel

Die Universität hat einen Rahmenvertrag mit dem Hotel "the niu, Sparrow" in Regensburg geschlossen. Bedienstete können für Gäste der Universität Zimmer zu vergünstigten Konditionen buchen. Das Hotel liegt im Regensburger Stadtteil Kumpfmühl, die Adresse lautet: Kirchmeierstraße 8, 93051 Regensburg.

Um die Firmenrate der UR nutzen zu können, gehen Sie wie folgt vor:

1. Rufen Sie die Homepage von "the niu" auf.

2. Scrollen Sie auf der Seite etwas nach unten und öffnen Sie im Buchungs-Widget das Drop-Down-Menü unterhalb von "Preispräferenz".

3. Anschließend öffnet sich ein Eingabefeld, in das Sie die "Firmen-ID" der Universität Regensburg eingeben können. Die ID lautet: 787177960.

4. Nun wählen Sie den gewünschten Buchungszeitraum und die benötigten Zimmer aus.

5. Klicken Sie auf die grün hinterlegte Schaltfläche "View Prices".

6. Eine Auswahl von verfügbaren Zimmern mit ggf. vergünstigten Preisen wird angezeigt und kann gebucht werden.

Bitte beachten Sie: Bei sehr knapper Vorlaufzeit kann es sein, dass keine Zimmer zu vergünstigten Konditionen verfügbar sind. In diesem Fall wird Ihnen ein entsprechender Hinweis angezeigt:

Besonders gesicherte Laptops für Auslandreisen

Reisende haben die Möglichkeit sich für Reisen in bestimmte gelistete Länder vom Rechenzentrum einen besonderen Laptop auszuleihen, um Daten besser vor Spionage zu schützen. Betroffen sind z.B. Ägypten, China, Iran Libanon, Moldau, Russland, Türkei, Tunesien, Ukraine und Venezuela. Eine aktuelle Liste aller betroffenen Länder finden Sie hier auf der rechten Seite.

Bei Bedarf melden Sie sich bitte am Servicedesk des Rechenzentrums:

Servicedesk/Infostand
Raum RZ 0.02 EG
Telefon 0941 943-5555
E-Mail [email protected]
 

For more information in english click here

Antrag auf Entsendung

Antrag auf Ausstellung einer A1-Bescheinigung (innerhalb EU/EWR/Schweiz) bzw. Entsendebescheinigung (restl. Länder)
(for english version click here)

Hinweis: Antrag bitte frühestmöglich stellen! Die Pflicht zur Beantragung einer Dienstreisegenehmigung bleibt hiervon unberührt!

Den Antrag auf Entsendung (pro Reiseziehl ein Antrag) senden Sie bitte per E-Mail an: [email protected]

• Wieso benötige ich eine A1- bzw. Entsendebescheinigung im Ausland?
  Mit der Bescheinigung weisen Sie nach, dass Sie auch während der Reise weiterhin in Deutschland sozialversichert sind.

• Wer muss eine A1- bzw. Entsendebescheinigung beantragen?
  Grundsätzlich ALLE Tarifbeschäftigten und verbeamteten Personen.
  Hinweis bei Neueinstellungen: Die Mitarbeitenden müssen vor der geplanten Entsendung mind. 4 Wochen den deutschen Rechtsvorschriften über soziale Sicherheit (bsp. in Deutschland gesetzl. krankenversichert) unterlegen sein.

• Kurzfristig anberaumte und/oder kurzzeitige Tätigkeiten bis zu einer Woche
  Bei nicht regelmäßigen kurzfristigen/kurzzeitigen Dienstreisen von bis zu einer Woche, kann innerhalb der EU/EWR auf eine Ausstellung der A1-Bescheinigung verzichtet werden. Sollte von der prüfenden Stelle des Beschäftigungsstaates eine A1-Bescheinigung verlangt werden, muss diese im Nachgang beantragt und dieser Stelle vorgelegt werden. Dauert eine Reise länger als 7 Tage, ist für den gesamten Zeitraum eine A1-Bescheinigung zu beantragen!

ACHTUNG: Diese Regel gilt NICHT für Österreich, Frankreich, Italien und die Schweiz! Hier muss zwingend vor Reisebeginn eine A1-Bescheinigung beantragt werden!!!

• Ich reise "regelmäßig" dienstlich in das gleiche Land (EU/EWR/Schweiz). Kann für diese Reisen eine "Dauerbescheinigung" ausgestellt werden?
  Nur unter bestimmten Bedingungen:
  Vor einer "regelmäßigen" Tätigkeit in einem anderen Mitgliedstaat ist auszugehen, wenn die Tätigkeit mindestens an einem Tag pro Monat oder fünf Tagen pro Quartal auch in mindestens einem anderen Mitgliedstaat ausgeübt wird. Sind diese Voraussetzungen nicht erfüllt, kann keine "Dauerbescheinigung" ausgestellt werden. Für jede Dienstreise ist dann ein separater Antrag auf Entsendung notwendig. Gleiches gilt u.U. für andere Staaten außerhalb Europas. Dies richtet sich nach den jeweiligen Sozialversicherungsabkommen.

Impfung/Beratung bei einem dienstlichen Auslandsaufenthalt

Für einen dienstlichen Auslandsaufenthalt bietet der Betriebsärztliche Dienst der Universität Regensburg eine Beratung sowie die Durchführung von Impfungen an. Wenn Sie dieses Angebot in Anspruch nehmen möchten, wenden Sie sich bitte an das Arbeitsgebiet Gesundheit (Frau Schwertfeger, E-Mail: [email protected], Tel. 0941 943-5599). Sie erhalten dann eine Einladung, mit der Sie einen Termin beim Betriebsarzt vereinbaren können.

Bitte beachten Sie, dass Impfungen und Beratungen nicht für private Auslandsaufenthalte angeboten werden.

... Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter der Verwaltung

Der digitale Fortbildungsantrag dient ausschließlich der Genehmigung von Fortbildungen für Mitglieder der Zentralverwaltung.

Klicken Sie auf den Link und melden Sie sich auf LUCOM mit Ihren üblichen Einwahldaten (Benutzername und Passwort) an.

Digitaler Fortbildungsantrag in LUCOM

Handbuch zum digitalen Fortbildungsantrag für Antragstellende und Vorgesetzte

Alle Anträge bzw. Unterlagen sind bitte ausschließlich in Papierform einzureichen.

Auszahlungsanordnung und Antrag auf Erstattung für Reisekosten

PDF-Formular | Word-Formular

english version: payment order for travel expenses

Antrag auf Kostenerstattung für Gastdozenten

Voraussetzung für eine Reisekostenerstattung ist ein Beschäftigungsverhältnis mit der Universität Regensburg. Soweit ein solches nicht besteht (z.B. bei Gastdozierende, Studierende) handelt es sich nicht um Reisekosten im Sinne des Bayrischen Reisenkostengesetzes, sondern um Sachkosten, die über den  "Antrag Reisekosten Honorar Gastdozierende" abzuwickeln sind.

Hinweise zum Deutschlandticket     PDF-Dokument

Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgelder und steuerliche Pauschalbeträge

STAND 02/2025

Antrag auf Zahlung eines Vorschusses für eine Dienst-/Fortbildungsreise

Vordrucke zum Trennungsgeld erhalten Sie unter www.lff.bayern.de/Formularcenter

Stand 01/2025

Antrag auf Genehmigung eines Betriebsausfluges/Jahresabschlussfeier
PDF-Formular

Stand 01/2025

english version: application for the approval of a faculty/department outing or year end part

Wann handelt sich um einen Betriebsausflug?

Die Genehmigung eines Betriebsausfluges für die Mitarbeitenden der Universität Regensburg kann maximal für die Dauer eines Tages erfolgen.
Eine Anrechnung auf die Arbeitszeit erfolgt nur, wenn dieser innerhalb der Sollarbeitszeit stattfinden. Für mehrtägige Betriebsausflüge kann keine Zeitgutschrift erfolgen.
Der Versicherungsschutz umfasst nur den Tag der Genehmigung. Die darüber hinaus gehende Zeit muss durch Überstunden/Urlaub eingebracht werden.

"Kurze" Betriebsausflüge, die während der Sollarbeitszeit stattfinden (Beispiel: Besuch Museum in Regensburg mit Mittagessen = 3 Stunden) sind möglich.

Geplante Ausflüge beginnend ab 16 Uhr, fallen in den privaten Bereich und können nicht als Betriebsausflug genehmigt werden.

Pro Jahr besteht die Möglichkeit an einem Betriebsausflug teilzunehmen.
Ausnahme: Es bestehen mehrere Beschäftigungsverhältnisse an bspw. zwei Lehrstühlen.

Hinweis zur Zeiterfassung:

Es wird maximal die individuelle Sollzeit angerechnet. Überstunden können in diesem Zusammenhang nicht gutgeschrieben werden. Gleitzeitteilnehmende werden gebeten, am Tag vor dem Betriebsausflug "DRMO - Dienstreise morgen" zu stempeln.

Findet der Betriebsausflug erst im Laufe des Arbeitstages statt, dann werden die Gleitzeitteilnehmenden gebeten auszustempeln. Die nachträgliche Zeitgutschrift (bis zur maximalen Sollarbeitszeit) erfolgt dann durch die Gleitzeitstelle. Hierzu MUSS die aktuelle Teilnehmendenliste nach dem Betriebsausflug per E-Mail an die Gleitzeitstelle übermittelt werden.

Teilzeitmitarbeitende bekommen ebenfalls max. die Sollarbeitszeit gutgeschrieben. Ist der Betriebsausflug kürzer, als die max. Sollarbeitszeit, kann die restliche Arbeitszeit vor oder nach dem Ausflug eingebracht werden.
Findet der Betriebsausflug an einem freien Tag statt, muss ein Tage-Tausch erfolgen:
--> Beispiel: Montag (Arbeitstag) und Donnerstag (freier Tag + Ausflug), dann Montag "Diensttausch" und Donnerstag "Zeitzählung"

Findet der Ausflug außerhalb der Arbeitszeit - etwa am Wochenende/ oder an einem Feiertag - statt, ist eine Genehmigung nicht möglich. An diesen Tagen ist der Versicherungsschutz im Rahmen der gesetzlichen Unfallversicherung nicht gegeben.

Weihnachtsfeier:

Es erfolgt eine Zeitgutschrift von 2 Stunden. Diese Gutschrift wird von der Gleitzeitstelle erfasst. Mitarbeitende stempeln ganz normal aus.

WICHTIGER Hinweis zu den Betriebsausflügen und Weihnachtsfeiern

NACH dem Betriebsausflug/ der Weihnachtsfeier muss bitte die aktuelle Teilnehmendenliste an [email protected] geschickt werden. Ohne diese kann die Zeiterfassung nicht erfolgen!

Bei Rückfragen zur Zeiterfassung, wenden Sie sich bitte VOR dem Betriebsausflug an das Team der Gleitzeitstelle!

Was gibt es beim Unfall und Versicherungsschutz zu beachten?

Der Ausflug muss vom Arbeitgeber initiiert sein und im Rahmen der Arbeitszeit stattfinden. Unfälle während eines Ausflugs gelten dann als Arbeitsunfälle. Der gesetzliche Unfallversicherungsschutz über die Bay. Landesunfallkasse gilt nicht nur während der Veranstaltung, sondern auch auf dem Hin- und Rückweg.

Achtung: Den Versicherungsschutz genießen nur Teilnehmende mit Betriebszugehörigkeit, nicht eingeladende Angehörige. Aber auch für Mitarbeitende der  Universität ist ein Erlöschen des Versicherungsschutzes nicht ausgeschlossen. Dazu kann es zum Beispiel dann kommen, wenn der Unfall durch starkem Alkoholkonsum oder fahrlässiges Verhalten verursacht wurde.