Informationen für Learning Agreement Koordinatoren und Koordinatorinnen

Das Learning Agreement: zentrales Dokument des Erasmus+ Programms

Studierende, die im Rahmen des Erasmus+ Programms ein Austauschstudium (Semester oder Jahr) an einer UR-Partneruniversität im europäischen Ausland absolvieren, sind dazu verpflichtet noch vor Aureise ein sog. Learning Agreement (LA) zu erstellen. Das LA ist Vorgabe der EU und eine der Bedingungen für die Auszahlung des Erasmus+ Stipendiums. Es wird zusätzlich zum LUCOM-Kursplanungsformular erstellt.

Genehmigung des Kursprogramms

Das Learning Agreement, also die Lernvereinbarung, enthält das gesamte Kursprogramm des im Ausland zu absolvierenden Studiums und alle Leistungen des Studiengangs an der UR, die durch die ausländischen Kurse ersetzt werden. Es muss vor Beginn des Austauschs vom Studierenden, der entsendenden und der aufnehmenden Institution genehmigt werden. Auf Seiten der UR genehmigt i.d.R. der LA-Koordinator bzw. Koordinatorin.

Online Learning Agreement und PDF-Learning Agreement

In der aktuellen ERASMUS+ Programmgeneration sind digitale Learning Agreements verpflichtend, sog. Online Learning Agreements (OLA). Manche Partnerinstitutionen haben jedoch noch Schwierigkeiten mit der Anbindung an das Erasmus Without Paper (EWP) Netzwerk und arbeiten daher noch mit Papiervorlagen (pdf-Dateien). Die Studierenden werden vom International Office informiert, ob sie ein digitales oder ein PDF Learning Agreement erstellen müssen.

Funktionen und Ansichten in MoveON

Wen Sie das erste Mal mit MoveON arbeiten, empfehlen wir Ihnen unbedingt sich die Ansicht für LA-Koordinatoren einzurichten. Dies sind nur wenige Klicks. Die Einrichtung muss nur einmal erfolgen und ist für alle künftigen Logins gespeichert. Eine detailliert Anleitung und weitere wichtige Funktionen in MoveON werden in dieser Präsentation erläutert:

⇒ OLA: Funktionen und Ansichten in MoveON

Wie erfahre ich, dass ich ein LA genehmigen muss?

Die Studierenden sind verpflichtet, ihren Learning Agreement Koordinator bzw. Koordinatorin eigenständig zu benachrichtigen, nachdem sie alle notwendigen Genehmigungen der Modulverantwortlichen im Kursplanungsformular eingeholt haben. Das KPF ist mit der Bitte um Genehmigung des Learning Agreements zwingend an die LA-Koordination mitzusenden. Sollten Sie kein Kursplanungsformular erhalten bzw. erforderliche Bestätigungen anderer Personen fehlen, fordern Sie das KPF nach.

Wie finde ich das zu genehmigende Online Learning Agreement?

Die UR ist an das Erasmus Without Paper (EWP) Netzwerk über den Software-Provider MoveON angebunden (= Mobilitätsmanagementsystem). Im MoveON-Portal erstellen und genehmigen die Studierenden ihr Online Learning Agreement. Im Anschluss benachrichtigen Sie den LA-Koordinator bzw. Koordinatorin (und senden das KPF mit).

Der LA-Koordinator bzw. Koordinatorin loggt sich daraufhin mit dem RZ-Account in MoveON ein.

⇒ MoveON-Portal

Unter Mobilität → Learning Agreements befindet sich der Reiter Outgoing Learning Agreement (ganz unten).

Hier finden Sie die Learning Agreements von Studierenden Ihrer Fakultät. Eine engere Einschränkung, z.B. eine Ansicht nur der OLAs, für die Sie zuständig sind, ist leider nicht möglich. Sie können jedoch ganz einfach über die Suchfunktion (Lupensymbol unten links) z.B. nach dem Nachnamen des Studierenden, der Sie kontaktiert hat, suchen und das entsprechende OLA dann finden.

Nachdem Sie das gewünschte OLA in der Übersicht gefunden haben, öffnen Sie es durch Klicken des Stiftsymbols.

⇒ Detaillierte Anleitung (Funktionen und Ansichten in MoveON)

Wie ist das Learning Agreement aufgebaut?

Wenn Sie ein OLA öffnen, sehen Sie zunächst folgende Inhalte, die Ihnen rein als Information dienen:

Details zum Aufenthalt
Details zum Austausch
Administrative Kontakte der Gast- und der Heimatinstitution
Details der Studierenden
Qualifikation und Kompetenz der Studierenden

Lernkomponenten

Scrollt man etwas weiter nach unten, kommt man im Bereich Lernkomponenten an. Diese sind aufgeteilt in Aufenthaltskomponenten (Kurse an der Gastuni) und Heimatkomponenten (anzuerkennende Module an der UR).

Aufenthaltskomponenten

Es werden zunächst ALLE geplanten Aufenthaltskomponenten angezeigt. Hier können auch Kurse dabei sein, die nicht anerkannt werden sollen und daher keine Entsprechung bei den Heimatkomponenten haben. Der LA-Koordinator bzw. Koordinatorin muss darauf achten, dass die Studierenden im Ausland einen Kursumfang zwischen 24 und 30 ECTS belegen.

Heimatkomponenten

Darunter werden die Heimatkomponenten gelistet. Leider werden im OLA alle Kurse untereinander dargestellt, sodass eine Zuordnung, welche Aufenthaltskomponente für welche Heimatkomponente anerkannt wird, kaum möglich ist. Die Studierenden sind angehalten die Reihenfolge der Heimatkomponenten an die der Aufenthaltskomponenten anzupassen. Das ist allerdings nur bei 1 zu 1 Anerkennungen (nicht bei Mehrfachanerkennungen) möglich.

Was muss ich als LA-Koordinator beim OLA beachten?

Aufgrund der Darstellung der Kurse untereinader und der damit verbundenen Schwierigkeit festzustellen, welcher Kurs im Ausland für welches Modul in Regensburg anerkannt wird, sind die LA-Koordinationen angehalten, weniger auf die Zuordnung der Komponenten zu achten, sondern auf die folgenden zwei Punkte:

1. Der Kursumfang der Aufenthaltskomponenten muss zwischen 24 und 30 ECTS liegen.

2. Alle angegebenen Heimatkomponenten (also die anzuerkennenden Leistungen an der UR) wurden im Kursplanungsformular von den zuständigen Modulverantwortlichen genehmigt. Die entsprechenden ausländischen Kurse müssen identisch zum KPF bei den Aufenthaltskomponenten im OLA gelistet sein.

Zusätzliche Hinweise

MoveON erlaubt es nicht, zwei oder mehr identische Komponententitel anzulegen. Das betrifft v.a. Anerkennungen im Wahlbereich bzw. der Wahlmodulgruppe. Wenn man z.B. drei Aufenthaltskomponenten anlegt, die alle im Wahlbereich anerkannt werden sollen, wird dafür nur eine Aufenthaltskomponente Wahlbereich angelegt und die im KPF anerkannten ECTS für die drei ausländischen Kurse zusammengezählt.
Es kann durchaus vorkommen, dass deutlich mehr Aufenthaltskomponenten als Heimatkomponenten angelegt werden. Das kann zum Einen obigen Grund (Anerkennung mehrerer Kurse im Wahlbereich) haben. Zum Anderen werden bei den Aufenthaltskomponenten auch Kurse angegeben, die nicht anerkannt werden sollen und daher keine Entsprechung bei den Heimtakomponenten haben.

Ich möchte das OLA genehmigen. Wie geht das?

Nachdem Sie das OLA geprüft und mit dem Kursplanungsformular abgeglichen haben, können Sie das OLA genehmigen, indem Sie den Button LA genehmigen und teilen ganz oben anklicken.

Da der/die Studierende vorab genehmigt hat, wird das OLA durch die Bestätigung des LA-Koordinators bzw. Koordinatorin mit der Partnerinstitution geteilt. Dort muss ebenfalls die zuständige Person das OLA genehmigen.

Ich habe Probleme beim Login in MoveON. Was tun?

Die MoveON-Benutzer müssen vom International Office angelegt werden. Wenn Sie z.B. noch nie ein OLA genehmigt haben, kann es sein, dass Sie sich noch nicht einloggen können. Melden Sie sich bitte im International Office bei Viktoria Schäfer. Sie erhalten nach kurzer Zeit Zugriff zum System.

⇒ Viktoria Schäfer
[email protected]
0941/943 5543

Woher wissen Studierende, wer ihr LA-Koordinator ist?

Für jede Partnerinstitution und pro Fachbereich wird in den entsprechenden Einträgen der IO-Suchmaschine die zuständige Person angezeigt.

Wie unterscheiden sich OLA und KPF?

Das Learning Agreement wird manchmal mit dem Kursplanungsformular (KPF) verwechselt. Das KPF ist jedoch die Grundlage für die Genehmigung des Learning Agreements. Darin werden einzelne Kursanerkennungen von den zuständigen Modulverantwortlichen, also i.d.R. von verschieden Personen, genehmigt. Nach Rückkehr wird das KPF mit den entsprechenden Genehmigungen im Prüfungsamt eingereicht.

Im Learning Agreement wird das gesamte Kursprogramm und alle anzuerkennenden Leistungen von einer Person bestätigt (auf Basis des KPF).

⇒ Informationen zum KPF

Unterscheidung: KPF - OLA

	KPF	OLA
Ersteller/in	Alle Outgoing-Studierenden (Europa und Übersee)	Outgoing-Studierende, die im Rahmen vpn Erasmus+ ins europäische Ausland gehen
System	LUCOM (UR-interne Programmierung)	MoveON (externer Provider, an das EU-Netzwerk Erasmus Without Paper angebunden)
Systemzugriff	Link in automatisierter Email-Benachrichtigung oder über LUCOM-Startseite (RZ-Account)	Login ins MoveON-System mit RZ-Account (Benutzer muss vorher vom IO angelegt werden)
Benachrichtigung, Workflow	Automatisierte Mailbenachrichtigung des Empfängers durch LUCOM	Studierende melden sich selbstständig bei LA-Koordinator/in
Grundlage für Genehmigung	Kursbeschreibungen der Gastinstitution (im KPF von den Studierenden hochzuladen)	KPF mit allen notwendigen Genehmigungen der Modulverantwortlichen
Genehmigung	Einzelne Komponenten werden von zuständigen Modulverantwortlichen genehmigt	Eine Person (LA-Koordinator/in) genehmigt das OLA, welches alle geplanten Kurse an der Gastinstitution und die zu ersetzenden Leistungen an der UR enthält