Informationen zur Bearbeitung des Kursplanungsformulars im LUCOM-System

Wenn ein Kursplanungsformular an Sie gesendet wird, erhalten Sie eine automatisierte E-Mail von LUCOM mit folgendem Betreff: Stud_Vorname_Stud_Nachname (Kursplanungsformular_Studium im Ausland) – Zur Bearbeitung

Bitte ignorieren Sie diese E-Mail nicht! Darin ist ein Direktlink zum Formular enthalten, das von Ihnen bearbeitet werden soll. Hierfür ist der Login mit Ihrem RZ-Account notwendig.

Wenn Sie ein KPF öffnen, sehen Sie auf der linken Seite die Formular-Navigation. Das KPF hat vier Seiten:

Durch Anklicken können Sie beliebig zwischen den Seiten navigieren und die entsprechenden Informationen einsehen.
Wenn Sie über den Direktlink in der E-Mail auf das Formular zugreifen, werden Sie direkt auf Seite 4 geleitet, können aber selbstverständlich auch die anderen Seiten öffnen.

Der Begriff Komponente meint die Gegenüberstellung einer ausländischen Leistung und der jeweiligen Entsprechung im Studiengang an der UR.

Reguläre Anerkennung (1 zu1)

Normalerweise handelt es sich um eine 1 zu 1 Gegenüberstellung (ein Kurs aus dem Ausland wird für ein Modul/Modulposition in Regensburg anerkannt).

Splitting (1 zu x)

Manchmal gibt es aber auch die Möglichkeit innerhalb einer Komponente zu splitten, z.B. wenn ein „größerer“ ausländischer Kurs mit 10 oder 15 Leistungspunkten für zwei Modulpositionen anerkannt wird oder überschüssige LP in den Wahlbereich geschoben werden.

Kurse zusammenfassen (x zu 1)

Zudem können innerhalb einer Komponente mehrere ausländische Kurse angelegt werden, die als eine Modulposition oder im Wahlbereich eingebracht werden sollen.

HINWEIS: Wenn Sie für keine einzige der Komponenten zuständig sind, müssen Sie im Formular nichts weiter tun, sondern senden das KPF an den oder die Studierende zurück, vgl. Reiter "Ich bin für keine der Komponenten zuständig. Was tun?"

Komponenten bearbeiten

Ein KPF kann eine oder mehrere Komponenten enthalten. Pro Komponente muss angegeben werden, ob diese genehmigt werden kann oder nicht.

JA: Komponente kann anerkannt werden

Wenn Sie JA auswählen, werden Sie gefragt, ob diese Anerkennung nach der endgültigen Einbuchung ins Prüfungsverwaltungssystem in einer Datenbank gespeichert werden soll. Diese Datenbank wird im Hintergrund aufgebaut und ist momentan noch nicht aktiv. Diese soll den Studierenden künftig als Informationsquelle dienen.

Auch wenn eine Anerkennung in der Datenbank gespeichert wird, muss diese bei erneuter Anfrage von anderen Studierenden vom zuständigen Modulverantwortlichen überprüft bzw. genehmigt werden. Es erfolgt keine automatische Anerkennung.

NEIN: Komponente kann nicht anerkannt werden

Wenn die Anerkennung abgelehnt wird, muss eine Begründung angegeben werden. Dies ist eines der Prinzipien der Lissabon-Konvention. Die Beweislast, dass eine Leistung nicht anerkannt werden kann, liegt bei der anzuerkennenden Institution.

Nicht zuständig

Neben den Ja/Nein Checkboxen können Sie auch angeben, dass Sie für diese Komponente nicht zuständig sind. Optional kann die tatsächlich zuständige Person eingetragen werden.

Signatur

Sobald Sie alle Komponenten bearbeitet haben, schließen Sie mit Ihrer Signatur den Vorgang ab. Nachdem die Signatur gesetzt wurde, kann am KPF nichts mehr verändert werden.

Wenn Sie für keine der im Formular enthaltenen Komponenten zuständig sind, müssen Sie im KPF nichts ausfüllen/bearbeiten. Senden Sie das Formular bitte an den oder die Studierende zurück. Das können Sie über den Workflow-Header ganz oben tun:

Aktion wählen → Zur Bearbeitung senden → Empfänger auswählen → ggf. Kommentar einfügen → Senden

Danach taucht das KPF auch nicht mehr unter Aufgaben auf, sondern wird unter Erledigt gelistet.

Wenn Sie für mindestens eine der im KPF enthaltenen Komponenten zuständig sind, bearbeiten Sie das Formular wie unter dem Reiter Ich habe ein KPF erhalten. Wie gehe ich vor? beschrieben.

Bei den Komponenten, für die Sie nicht zuständig sind, wählen Sie entsprechend "Ich bin für diese Anerkennung nicht zuständig" aus. Sie können hier auch eine andere Person eintragen, die für diese Komponente tatsächlich zuständig ist. Diese Information ehält der/die Studierende und kann die Komponente an die genannte Person zur Genehmigung versenden.

Nachdem alle Komponenten bearbeitet wurden, signieren Sie das KPF.

Ja! Der Workflow ist sehr flexibel gestaltet. Solange das KPF nicht signiert wurde, kann es an eine andere Person weitergeleitet werden. Im Workflow-Header (Aktion → Zur Bearbeitung senden) können Sie einen Empfänger bzw. eine Empfängerin angeben und das Formular versenden.

Somit kann das KPF z.B. an eine andere zuständige Person zur Bearbeitung weitergeleitet werden. Sie können es aber auch zurück an den/die Studierende senden und im Kommentar um Überarbeitung bitten, Rückfragen stellen, etc.

WICHTIG:

Bitte leiten Sie nicht die automatisierte LUCOM-Benachrichtigung weiter, die Sie per Mail erhalten. Andere Personen können über den darin enthaltenen Link NICHT auf das KPF zugreifen. Das Formular muss über den Workflow-Header weitergeleitet werden. Nur die hier angegebene empfangende Person kann das Kursplanungsformular bearbeiten.

Nein, das KPF kann nur von einer Person signiert werden. Mit Ihrer Signatur bestätigen Sie die Anerkennungsfähigkeit aller im KPF genehmigten Komponenten. Bei Komponenten für die Sie nicht zuständig sind, geben Sie das bitte entsprechend an.

Die Studierenden sind angehalten, ein KPF pro Modulverantwortlichem zu versenden, um die Anzahl der Formulare gering zu halten. Ein Formular kann eine oder mehrere Komponenten enthalten.

Zum Einen können Sie im LUCOM-System sehen, welche KPF noch offen, d.h. von Ihnen zu bearbeiten, sind. Zum Anderen gibt es auch eine Ansicht aller KPF, die Sie bereits bearbeitet haben.

Loggen Sie sich zunächst im LUCOM-System ein.

⇒ LUCOM-Startseite

Offene KPF

Sie finden eine Übersicht der noch zu bearbeitenden Kursplanungsformulare, indem Sie auf der Startseite links den Reiter Aufgaben öffnen. Wählen Sie dann den Reiter KPF_Studium im Ausland aus. Sie sehen nun alle Kursplanungsformulare, die noch nicht von Ihnen bearbeitet wurden.

Bearbeitete KPF

Die KPF, die von Ihnen bereits bearbeitet wurden, finden Sie unter Erledigt > KPF_Studium im Ausland.

Das Kursplanungsformular (KPF) wird manchmal mit dem Online Learning Agreement (OLA) verwechselt. Das Learning Agreement ist jedoch ein zusätzliches Formular, welches Studierende erstellen müssen, die im Rahmen des Erasmus+ Programms ins Ausland gehen (EU-Vorgabe). Das OLA muss vom zuständigen Learning Agreement Koordinator bzw. Koordinatorin genehmigt werden. Das passiert im MoveON-System.

⇒ Informationen für Learning Agreement Koordinationen

Unterscheidung: KPF - OLA